Инструкция пользователя по реестру договоров для не субъектов государственных закупок

Материал из Справочная система веб-портала государственных закупок Республики Казахстан
Перейти к: навигация, поиск

Договоры

По итогам проведенных закупок, на основании плана закупок, заявки на покупку, данных об объявлении, решения об итогах в системе формируется карточка договора о закупках на проведение работ, оказания услуг, поставке товаров со статусом «Создан». После заполнения полей в карточке договора, Заказчик утверждает договор, при этом договор публикуется на портале, изменяется статус на «Заключен» и договор попадает в общий реестр договоров.

После заключения договора между Заказчиком и Поставщиком, Заказчик вносит данные в систему: дату подписания договора, номер договора и т.д.

В системе создание карточки договора способами «Тендер», «Запрос ценовых предложений» происходит после подведения итогов, проведения закупок на портале.

Создание карточки договора способом «Из одного источника», «На организованных электронных торгах», «Через товарные биржи», «Гарантированный заказ» происходит после создания в системе заявки на покупку, на прямую, без проведения закупочных процедур на портале.

ВНИМАНИЕ! Несколько договоров с разными поставщиками, возможно, создать в системе в рамках одного объявления. Нельзя создать единый договор с одним и тем же поставщиком по результатам 2 и более итогов.


Содержание

Предварительная работа с договорами

Договоры закупок находятся в разделе «Заказчик не субъект ГЗ– Договоры – Мои договоры» (Рисунок 1).


12-07-2013 11-34-28.png

Рисунок 1 - Мои договоры

Раздел Договоры представляет собой реестр договоров, созданных Заказчиком, и позволяет работать с договорами государственных закупок. Реестр договоров государственных закупок выглядит следующим образом (Рисунок 2):


12-07-2013 11-37-18.png

Рисунок 104 – Реестр договоров Заказчика не субъекта ГЗ

В реестре договоров государственных закупок расположены следующие элементы управления (Таблица 1):

Таблица 1 – Элементы управления «Реестр договоров»
Объект Действие
Кнопка «Добавить» Данная кнопка служит для создания в системе нового договора.
Кнопка «Удалить» Данная кнопка предназначена для удаления созданных договоров. Удалить можно только договор со статусом «Создан».


Формирование договоров государственных закупок

Создание договора способом закупок «Тендер», «Запрос ценовых предложений»

Войдите в раздел «Заказчик не субъект ГЗ – Договоры – Мои договоры. Нажмите кнопку «Добавить» (Рисунок 3).


12-07-2013 12-13-28.png

Рисунок 3 – Добавление договора

На форме создания договора необходимо выбрать способ закупки (Рисунок 4).


12-07-2013 12-16-17.png

Рисунок 4 – Способ закупки

Откроется форма списка подведенных итогов, выбранным способом (Рисунок 5).


12-07-2013 12-18-34.png

Рисунок 5 – Список подведенных итогов

Необходимо выбрать объявление, по которому закупки завершились и были подведены итоги. Откроется дополнительная форма с перечнем лотов участвовавших в данной закупке (Рисунок 6).


12-07-2013 12-21-29.png

Рисунок 6 – Форма с перечнем лотов

Чтобы создать один договор (один поставщик) на несколько лотов, необходимо проставить флаги в нужных лотах и нажать кнопку «Создать». Что бы создать один договор для одного лота, необходимо проставить флаг в нужном лоте и нажать кнопку «Создать». Для создания договоров для остальных лотов по этому объявлению, необходимо будет проделать данную процедуру повторно для оставшихся лотов. Чтобы создать отдельный договор на каждый лот при одном поставщике победителе, необходимо проставить флаги в нужных лотах (Рисунок 7), затем поставить флаг в поле Отдельный договор на каждый лот, и нажать кнопку «Создать».


12-07-2013 12-22-56.png

Рисунок 7 – Отдельный договор на каждый лот

При любом из вышеописанных вариантов в системе будут созданы договоры (Рисунок 8). Нажав на ссылку договора, Вы попадете в карточку договора.


12-07-2013 12-24-46.png

Рисунок 8 – Создание договора

Создание договора способами закупок «Из одного источника», «На организованных электронных торгах», «Через товарные биржи», «Гарантированный заказ».

Войдите в раздел «Заказчик не субъект ГЗ – Договоры – Мои договоры». Нажмите кнопку Добавить.


12-07-2013 12-27-11.png

Рисунок 9 – Создание договора

Выберите способ закупки (Рисунок 10).


12-07-2013 12-38-02.png

Рисунок 10 – Выбор способа закупки

Откроется список созданных заявок, выбранным способом (Рисунок 11).


12-07-2013 12-39-32.png

Рисунок 11 – Список заявок для создания договора

Необходимо проставить флаги в нужных заявках. Если выбрать одну заявку и нажать кнопку «Создать договор», то в системе будет создан договор с одним предметом договора. Если флаги проставить в нескольких заявках и нажать кнопку «Создать договор» то в системе будет создан один договор с несколькими предметами договора.

При любом из вышеописанных вариантов в системе будут созданы договоры. Нажав на ссылку договора, Вы попадете в карточку договора (Рисунок 12).


12-07-2013 12-43-06.png

Рисунок 12 – Создание договора


Карточка договора государственных закупок

Функциональные кнопки

В карточке договора закупок расположены следующие элементы управления (Рисунок 13):


12-07-2013 12-46-37.png

Рисунок 13 – Элементы управления карточки договора

При выборе любого из них необходимо нажать кнопку «Выполнить».

Сохранить

При создании карточки договора, договор имеет статус «Создан». При внесении информации в карточку договора, его необходимо сохранить. Статус договора при этом поменяется на «Черновик». Удалить договор можно только его статус «Создан», Черновик. Договора с иными статусами удалению не подлежат.

Утвердить

После внесения данных в договор и проверки этих данных, договор необходимо утвердить. При этом договор меняет статус с «Черновик» на «Утвержден», публикуется на портале в общем реестре договоров и в реестре договоров Администратора отчетности Заказчика. После утверждения договора, данные в нем не подлежат редактированию, кроме внесения фактических данных, исполнение договора, расторжение договора.

Печатать

Печать карточки договора.

Договор со вторым претендентом

Функция используется в случае если, по определенным причинам договор не может быть заключен с победителем. В этом случае в системе автоматически создается договор со вторым претендентом, определенным в итогах. Договор с победителем в системе сохраняется, но остается заблокированным и изменению не подлежит.

Вернуться к списку

Возврат в список договоров.

Закладки

ЗАКЛАДКА «ОБЩЕЕ»

На форме просмотра карточки договора при переходе в закладку «Общее» отображается следующая информация (Рисунок 14).


15-07-2013 9-10-56.png15-07-2013 9-13-30.png


Рисунок 116 – Карточка договора, раздел «Общее»

В закладке «Общая» размещается общая информация о договоре (Таблица 2 – Элементы управления «Реестр договоров»).

Таблица 2 – Информация в закладке «Общее»

Наименование поле Формирование из итогов Формирование из заявок
Номер договора в реестре договоров Формируется в системе автоматически. Номер записи в реестре состоит из двадцати цифр, где первые двенадцать цифр это регистрационный номер налогоплательщика Заказчика (РНН), последующие две цифры это последние две цифры года, в котором сведения о договоре были включены в реестр договоров и последующие шесть цифр - это порядковый номер записи, присваиваемый в соответствии с нумерацией каждому хозяйствующему субъекту, осуществляемой в пределах календарного года. Формируется в системе автоматически. Номер записи в реестре состоит из двадцати цифр, где первые двенадцать цифр это регистрационный номер налогоплательщика Заказчика (РНН) последующие две цифры это последние две цифры года, в котором сведения о договоре были включены в реестр договоров и последующие шесть цифр - это порядковый номер записи, присваиваемый в соответствии с нумерацией каждому хозяйствующему субъекту, осуществляемой в пределах календарного года.
Номер договора Заполняется Заказчиком вручную. Необходимо внести регистрационный номер договора, в соответствии с принятыми стандартами Заказчика. Заполняется Заказчиком вручную. Необходимо внести регистрационный номер договора, в соответствии с принятыми стандартами Заказчика.
Наименование документа извещения о проведении закупок Заполняется автоматически. Данные из объявления. Заполняется вручную. Наименование документа извещения о проведении закупок.
Номер извещения о проведении закупок Заполняется автоматически. Данные из объявления. Заполняется вручную. Номер документа извещения о проведении Закупок.
Дата извещения о проведении закупок Заполняется автоматически. Данные из объявления. Заполняется вручную. Дата документа извещения о проведении Закупок.
Дата заключения договора Пользователь вносит данные вручную. Необходимо внести дату подписания договора. Пользователь вносит данные вручную. Необходимо внести дату подписания договора.
Дата создания договора Поле заполняется автоматически. Дата создания карточки договора. Поле заполняется автоматически. Дата создания карточки договора.
Дата последнего изменения записи Поле обновляется автоматически, в случае внесения изменений в карточку договора. Поле обновляется автоматически, в случае внесения изменений в карточку договора.
Описание договора на казахском языке Пользователь вносит данные вручную. Пользователь вносит данные вручную.
Описание договора на русском языке Пользователь вносит данные вручную. Пользователь вносит данные вручную.
Планируемый способ осуществления государственных закупок Заполняется автоматически на основании протокола итогов Заполняется автоматически на основании плана закупок
Фактический способ осуществления государственных закупок Заполняется пользователем вручную. Если нет изменений, то поле дублирует плановый способ. Если есть изменения, выбирает необходимый способ закупки Заполняется пользователем вручную. Если нет изменений, то поле дублирует плановый способ.
Код валюты договора Заполняется пользователем вручную. По умолчанию всегда KZT. Заполняется пользователем вручную. По умолчанию всегда KZT.
Курс валюты Заполняется пользователем вручную. Если код валюты KZT, то поле не заполняется. Если валюта отличная от KZT, то поле заполняется курсом валюты. Необходимо внести курс валюты договора на дату заключения договора, в случае если договор БГЗ. В случае, если торг был проведен на портале, то курс валюты на дату окончания приема конкурсных ценовых предложений. Заполняется пользователем вручную. Если код валюты KZT, то поле не заполняется. Если валюта отличная от KZT, то поле заполняется курсом валюты. Необходимо внести курс валюты договора на дату заключения договора, в случае если договор БГЗ. В случае, если торг был проведен на портале, то курс валюты на дату окончания приема конкурсных ценовых предложений.
Статус договора Обновляется автоматически. Обновляется автоматически.
Договор расторгнут Заполняется пользователем вручную, в случае если договор по каким - либо причинам расторгнут. Заполняется пользователем вручную, в случае если договор по каким - либо причинам расторгнут.
Договор исполнен Обновляется автоматически, в случае если будут внесены данные об исполнении по всем лотам в договоре. Обновляется автоматически, в случае если будут внесены данные об исполнении по всем лотам в договоре.


ЗАКЛАДКА «ДОСРОЧНОЕ ПРЕКРАЩЕНИЕ»

15-07-2013 10-20-02.png

В закладке «Досрочное прекращение» размещается информация, в случае если договор досрочно прекращен (Таблица 3).

Наименование поле Формирование из итогов Формирование из заявок
Фактически оплачено заказчиком, тенге Поле заполняется автоматически на основании внесенных платежей в карточку договора. Поле заполняется автоматически на основании внесенных платежей в карточку договора.
Дата прекращения договора Поле заполняется пользователем вручную. Поле заполняется пользователем вручную.
Причина прекращения договора Поле заполняется пользователем вручную. Поле заполняется пользователем вручную.

ЗАКЛАДКА «ПОСТАВЩИК»

На форме просмотра карточки договора при переходе в закладку «Поставщик» отображается следующая информация (Рисунок 15).


15-07-2013 10-27-59.png

Рисунок 15 – Закладка «Поставщик»

В закладке «Поставщик» размещается информация о поставщике по договору (Таблица 4).

Таблица 4 – Информация в закладке «Поставщик»

Наименование поле Формирование из итогов Формирование из заявок поставщик резидент Формирование из заявок поставщик не резидент
Наименование юридического лица (ф.и.о. физического лица) Поставщика на государственном языке Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Заполняется автоматически на основании данных ИНИС Заполняется пользователем вручную.
Наименование юридического лица (ф.и.о. физического лица) Поставщика на русском языке Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Заполняется автоматически на основании данных ИНИС Заполняется пользователем вручную.
Место нахождения (место жительства) Поставщика, адрес Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Заполняется автоматически на основании данных ИНИС Заполняется пользователем вручную. Выбор страны из справочника, далее адрес заполняется вручную.
Место нахождения (место жительства) Поставщика, код КАТО Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Заполняется автоматически на основании данных ИНИС Не заполняется.
РНН поставщика Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Заполняется автоматически на основании данных ИНИС Заполняется пользователем вручную, если есть у не резидента аналог РНН.
БИН поставщика Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Заполняется автоматически на основании данных ИНИС Заполняется пользователем вручную, если есть у не резидента аналог БИН.
ИИН поставщика Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Заполняется автоматически на основании данных ИНИС Заполняется пользователем вручную, если есть у не резидента аналог ИИН.
Статус поставщика по договору Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Заполняется пользователем вручную. Выбор из справочника. Заполняется пользователем вручную. Выбор из справочника.
Телефон поставщика Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Заполняется автоматически на основании данных ИНИС Заполняется пользователем вручную.

При формировании договора из заявок на покупку, необходимо данные о поставщике вводить, используя запрос в ИНИС или поиск по системе АИИС ЭГЗ, либо если поставщик не резидент, необходимо проставить флаг в соответствующем поле и заполнить поля вручную.

Поставщик Резидент

Введите РНН, БИН или ИНН поставщика в поле. И нажмите кнопку «Поиск организации» (Рисунок 16).


15-07-2013 10-40-17.png

Рисунок 16 – Добавление поставщика резидента

Если данного поставщика нет в системе, будет произведен запрос в ИНИС и заполнены все необходимые поля. После того как Поставщик будет найден появится дополнительное поле «Статус поставщика». Необходимо вручную выбрать статус из списка, затем проставить флаг в строчке с нужным поставщиком и нажать кнопку «Выбрать» (Рисунок 17).


15-07-2013 10-43-02.png

Рисунок 17 – Выбор поставщика

Если поставщик уже зарегистрирован в АИИС ЭГЗ, будут заполнены данные из регистрационной формы. Все поля заполнятся автоматически (Рисунок 18).


15-07-2013 10-44-53.png


Рисунок 18 – Добавление поставщика

Поставщик нерезидент

Проставьте флаг в поле «Поставщик не является резидентом РК» (Рисунок 19).


15-07-2013 12-13-29.png

Рисунок 19 – Добавление поставщика нерезидента

Откроется форма для заполнения (Рисунок 20).


15-07-2013 12-16-01.png 15-07-2013 12-37-34.png

Рисунок 20 – Форма для заполнения данных поставщика нерезидента

Заполните все поля, внесите все необходимые данные о поставщике и нажмите кнопку «Внести данные о поставщике». После этого можно сохранять договор.

ЗАКЛАДКА «ЗАКАЗЧИК»

На форме просмотра карточки договора при переходе в закладку «Заказчик» отображается следующая информация (Рисунок 21).


17-07-2013 9-13-36.png

Рисунок 21 – Вкладка «Заказчик»

В закладке «Заказчик» размещается информация о заказчике закупок (Таблица 5).

Таблица 5 – Информация в закладке «Заказчик»

Наименование поле Формирование из итогов Формирование из заявок
Наименование заказчика (на государственном языке) Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Наименование заказчика (на русском языке) Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
РНН Заказчика Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
БИН Заказчика Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Код КАТО Заказчика Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.

ЗАКЛАДКА «ПРЕДМЕТЫ ДОГОВОРА»

На форме просмотра карточки договора при переходе в закладку «Предметы договора» отображается следующая информация (Рисунок 22).


17-07-2013 9-28-39.png

Рисунок 22 – Закладка «Предметы договора»

В закладке «Предметы договора» необходимо нажать на активную ссылку наименования лота. При этом отобразится информация о предмете договора (Рисунок 23).


17-07-2013 9-30-27.png17-07-2013 9-31-37.png

Рисунок 23 – Информация о предмете договора

В закладке «Предметы договора» размещается информация о лотах (предметах договора) (Таблица 6)

Таблица 6 – Информация о лотах (предметах договора)

Наименование поле Формирование из итогов Формирование из заявок
Наименование закупаемых товаров, работ или услуг (на государственном языке) Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Наименование закупаемых товаров, работ или услуг (на русском языке) Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
КТРУ Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Вид предмета закупок Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Год Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Краткая характеристика (на государственном языке) Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Краткая характеристика (на русском языке) Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Дополнительная характеристика (на государственном языке) Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Дополнительная характеристика (на русском языке) Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Страна, где производился товар Заполняется вручную. Заполняется вручную.
Статус товара Заполняется вручную. Заполняется вручную.
Цена за единицу Заполняется автоматически. Заполняется вручную. Доступно для редактирования.
Единица измерения Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Количество, объем Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Планируемая сумма из пункта плана Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Сумма по итогам (лотам) Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Сумма предмета договора (лот) исполненная, фактическая Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Место поставки, адрес Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Место поставки, КАТО Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Источник финансирования Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Планируемый срок закупки (месяц) Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Планируемый срок исполнения лота Заполняется вручную. Заполняется вручную.
Аванс Заполняется автоматически. Заполняется автоматически.
Основание исполнения работ по лоту наименование документа Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту. Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту.
Основание исполнения работ по лоту номер документа Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту. Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту.
Основание исполнения работ по лоту дата документа Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту. Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту.

ФАКТИЧЕСКИЕ ПЛАТЕЖИ ПО ЛОТУ

В утвержденный договор необходимо вносить фактические платежи по договору, на основании которого формируется исполненная сумма договора. Нажмите кнопку «Добавить платеж» (Рисунок 24).


17-07-2013 9-48-30.png

Рисунок 24 – Добавление платежа

Откроется следующая форма (Рисунок 25).


17-07-2013 9-50-31.png

Рисунок 25 – Данные о платеже

На форме добавления данных о платеже отображается следующая информация (Таблица 7).

Таблица 7 – Информация о лотах (платеже)

Наименование поле Формирование из итогов Формирование из заявок
Сумма оплаты Поле заполняется вручную. Необходимо внести сумму оплаты. Поле заполняется вручную. Необходимо внести сумму оплаты.
Дата оплаты Поле заполняется вручную. Необходимо ввести дату оплаты. Поле заполняется вручную. Необходимо ввести дату оплаты.
Наименование документа Поле заполняется вручную. Необходимо ввести наименование документа, основание оплаты. (например счет-фактура). Поле заполняется вручную. Необходимо ввести наименование документа, основание оплаты. (например счет-фактура).
Номер документа Поле заполняется вручную. Необходимо ввести номер документа, основания оплаты. (например номер счет - фактуры 98467). Поле заполняется вручную. Необходимо ввести номер документа, основания оплаты. (например номер счет - фактуры 98467).

После внесения данных о платеже нажмите кнопку «Сохранить» (Рисунок 26).


17-07-2013 9-57-16.png

Рисунок 26 – Сохранение данных о платеже

Сохраненный платеж отобразится в предмете договора (Рисунок 27).


17-07-2013 9-58-52.png

Рисунок 27 – Сохраненный платеж

ИСПОЛНЕНИЕ ДОГОВОРА

Для того, чтобы провести закрытие договора, его исполнения по факту, необходимо, после внесения всех фактических платежей по договору по лотно, заполнить поля исполнения во вкладке «Предметы договора».

Для внесения сведений об исполнении договора следует поставить флаг «Предмет договора исполнен», затем заполнить соответствующие поля. После внесения данных нажмите кнопку «Сохранить», во вкладке «Предметы договора» (Рисунок 28).


17-07-2013 10-01-52.png

Рисунок 28 – Исполнение предмета договора

При проставлении признака в поле «Предмет договора исполнен» отобразится форма для внесения информации об исполненном лоте (Рисунок 29).

17-07-2013 10-03-59.png

Рисунок 29 – Заполнение основания исполнения работ по лоту

В закладке «Предметы договора» размещается информация, в случае если договор исполнен (Таблица 8).

Таблица 8 – Информация о лотах (платеже)

Наименование поле Формирование из итогов Формирование из заявок
Основание исполнения работ по лоту наименование документа Поле заполняется пользователем вручную. Поле заполняется пользователем вручную.
Основание исполнения работ по лоту номер Поле заполняется пользователем вручную. Поле заполняется пользователем вручную.
Основание исполнения работ по лоту дата Поле заполняется пользователем вручную. Поле заполняется пользователем вручную.

После того как данные об основании исполнения работ будут заполнены по всем лотам в договоре, договор будет автоматически исполнен, в реестре договоров, он изменит статус на «Исполнен», и не будет подлежать редактированию (Рисунок 30).


17-07-2013 10-08-18.png

Рисунок 30 – Исполненный договор
Персональные инструменты
Пространства имён

Варианты
Действия
Навигация
Язык
Инструменты